Come scegliere la Location perfetta

 

Avete deciso di compiere il grande passo e siete alle prese con l’organizzazione del vostro matrimonio? La prima fase, quella cruciale, consiste nel riuscire a incastrare location, luogo della cerimonia e  data delle nozze. La scelta della location è una tappa importante e delicata perché è uno degli aspetti da pianificare con largo anticipo e che richiede di muoversi almeno un anno prima del matrimonio. È proprio per la scelta della location però che impiegherete la maggior parte del vostro tempo: sono davvero molti i parametri da considerare, dalla posizione alla tipologia, senza sottovalutare i costi, le decorazioni e soprattutto il menù che ci verrà proposto. L’errore tipico è proprio quello di cadere nella tentazione di scegliere una location esclusivamente in relazione alla sua bellezza estetica e alla posizione geografica.

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A parità di bellezza e di eleganza tra location, consigliamo agli sposi di porre delle domande per chiarire in modo trasparente cosa sia davvero compreso nel servizio offerto, per non trovare spiacevoli sorprese nel conto finale. Durante il primo sopralluogo che farete, dopo esservi accertati di avere il locale libero per il giorno che abbiamo scelto vi consigliamo  di annotare su un’agendina tutto ciò che ci aspettiamo e che desideriamo ottenere dalla location, con il fine di non dimenticare nulla e di riuscire a soddisfare ogni nostra richiesta.

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La scelta della location inoltre dovrà essere rapportata al tipo di matrimonio che intendete realizzare: sportivo, casual, elegante, romantico, chic. Se siete romantici e chic, come location potrete scegliere un castello o una villa con parco, particolarmente adatta quest’ultima per un matrimonio in primavera, elegante e raffinata. Se volete qualcosa di più easy, un agriturismo o masseria, saranno perfetti.

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Sono tantissime le domande che dovete  porre  in un primo contatto telefonico ma soprattutto durante l’ incontro per il sopralluogo, con lo scopo di vedere con i vostri occhi la struttura e di avere informazioni riguardo costi, menù, condizioni, garanzie e molto altro. La prima cosa che dovete accertare è la disponibilità della location nella data scelta per la cerimonia. Una volta accertato questo, sarà fondamentale chiarire le condizioni della caparra: infatti, è bene chiedere se sia previsto un acconto e quanto sia l’ammontare di questo, i termini entro i quali deve essere saldato il conto totale del ricevimento. In alcuni casi la richiesta è nel giorno stesso, in altri il giorno successivo o entro la settimana.

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In questa prima fase è ancora fondamentale chiedere se avrete l’esclusiva del locale per il nostro matrimonio in quella giornata, oppure se saranno organizzati contemporaneamente altri ricevimenti. In questo caso chiedete dettagli sullo sviluppo dei due eventi in contemporanea, come saranno sistemati, dove e con che modalità, chiedendo cortesemente la non interazione tra le due tipologie di evento e soprattutto una garanzia della privacy del  ricevimento. Se avete la possibilità di usufruire di uno spazio esterno come un giardino o altro, chiedete al gestore soluzioni alternative nel caso di maltempo. Inoltre chiediamo con chiarezza e definiamo la capienza dello spazio, quanti invitati sia possibile ospitare sia all’interno sia all’esterno nelle due distinte soluzioni. Chiedete  gli orari e la fascia oraria di disponibilità della location, soprattutto nel caso in cui decidete di organizzare un party finale con gli amici, assicurandovi che le ore extra, in genere dopo la mezzanotte, non siano un pagamento eccessivo.

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Per quanto riguarda il menù, inizialmente definite a tavolino insieme al gestore quello che potrebbe interessarci: cocktail party, antipasti freddi e caldi, primi, secondi, contorni, frutta e dolce, assicurandoci che il prezzo includa l’IVA, le bevande, la torta nuziale e ovviamente con la stampa dei menu. Se desiderate portare una torta particolare, chiediamo la fattibilità e la decurtazione di parte della cifra dal prezzo totale. Assicuratevi che il menù che vi sarà offerto durante il menù degustazione sia esattamente quello che sceglierete in fase di degustazione, per poter decidere di confermare oppure modificare il menù finale del pranzo del ricevimento.

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ARisultati immagini per buffet matrimonioltra domanda fondamentale è la richiesta di pagamento delle persone effettive presenti al ricevimento: molto spesso, infatti, accade che le location chiedano un paio di settimane prima il numero esatto dei partecipanti al ricevimento per definire il costo totale. Nel caso in cui prenotaste  per novanta e una decina declinassero l’invito all’ultimo momento, chiedete cortesemente se potesse essere possibile pagare per gli invitati effettivi il giorno del ricevimento. Se la richiesta sarà negata, chiedete almeno un limite di tolleranza di tre o quattro persone. Altra richiesta, soprattutto se tra gli invitati ci sono  problemi di allergie e intolleranze, sarà quella di assicurarvi la possibilità di avere menù alternativi per queste persone.

 

Infine, chiedete se accessori, addobbi, decorazioni e centrotavola saranno a carico della location oppure se dovrete  occuparvene voi. Una volta scelta la band che allieterà l’intera giornata, ricordatevi che dovrete pagare la SIAE e assicuratevi che tutti i documenti siano in regola affinché i cantanti e musicisti prescelti possano senza problemi offrirvi la loro prestazione in tutta tranquillità.

 

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A cura di: Tiziana Bucci wedding planner 

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