Ecco cosa fare quando i fornitori di matrimoni non ti rispondono

Un venditore di matrimoni può trasformare completamente il tuo processo di pianificazione. Cosa fai se, a un certo punto della pianificazione, le tue e-mail e le tue telefonate rimangono senza risposta? Come fai a sapere quando il silenzio di un fornitore è solo momentaneo e quando è completamente qualcos’altro?  Di seguito i nostri consigli!

Un po’ di grazia!Tutti i venditori di matrimoni  lavorano a pieno regime ogni singolo giorno e ci mettono anima e corpo per lavorare con professionalità e accontentare i propri clienti. Anche se pianificano eventi per un anno o più, hanno solo pochi giorni per eseguire un progetto di nozze e un preventivo. Ogni matrimonio arriva con così tanto anticipo che un vero professionista farà di tutto per assicurarsi che il giorno sia perfetto, per questo è  importante per entrambe le parti, iniziare con empatia. Se non hai sentito i tuoi venditori per alcuni giorni, capisci che probabilmente stanno lavorando molto per un progetto e apprezzerai così tanto questo impegno quando arriverà il momento del tuo matrimonio.

 

Nota le piccole cose prima che diventino grandi cose. Le buone notizie? I segnali di scarsa professionalità generalmente compaiono subito; se presti molta attenzione ai primi scambi di informazione, puoi imparare molto sullo stile di comunicazione di un fornitore.  Quando chiedi informazioni ai fornitori è importante notare la loro reattività … questo di solito è un buon indicatore di quanto saranno professionali anche  dopo la prenotazione del servizio . Chiediti: come descriveresti la tua prima interazione? Professionista e gentile? O casuale, disorganizzato e confuso?  Se non sei soddisfatto del tempo di risposta, segui il tuo istinto e continua a cercare fino a trovare una fornitore migliore. L’ultima cosa di cui hai bisogno durante la pianificazione del tuo matrimonio è lo stress dei problemi di comunicazione.

Chiedi un parere al tuo Wedding Planner. I Wedding Planner sono i fiabeschi “matchmakers” del processo di pianificazione, coloro che ti faranno incontrare l’anima gemella, ovvero i veri professionisti del matrimonio! I Wedding Planner  attingono da anni di esperienza e approfondimento  e possono dirti in prima persona com’è lavorare con un fornitore o con chi potresti avere una chimica ancora migliore.  Come organizzatrici di matrimoni, facilitano questa fase poiché conoscono davvero le  coppie in un modo che sanno restringere a pochi o forse anche un solo fornitore che può innescare “una connessione immediata”.

Impostare le aspettative in anticipo. È importante comunicare le tue aspettative fin dall’inizio. Se ai tuoi messaggi  non segue una risposta, è possibile che il tuo fornitore preferisca un approccio più formale. Ecco perché è così essenziale porre domande come: Quanto spesso dovrei avere tue notizie? Quando posso aspettarmi di ricevere il mio progetto? L’e-mail è il modo migliore per rimanere in contatto o preferisce altri mezzi di comunicazione?  Quindi non siate timorosi  nel sollevare qualsiasi ansia ben prima che diventino un problema.

Aggiungi un margine di tempo alle tue e-mail. Forse le cose sembravano ottime all’inizio, ma all’improvviso non riesci a ricevere risposte dal tuo fornitore. Non fatevi prendere dal panico ancora! C’è sempre un modo gentile e delicato per chiedere quello che vuoi direttamente. E’  importante inserire una sorta di aspetto temporale in ogni e-mail. Ad esempio:  Ehi, mi piacerebbe sentire cosa ne pensi entro questo venerdì.  Prova a fornire un lasso di tempo  in modo da poter dare al tuo fornitore un tempo ragionevole per rispondere. Inoltre, se hai la funzione di conferma di lettura per le tua e-mail, usala per assicurarti che l’e-mail sia  ricevuta dal venditore.

Tieni a mente i loro programmi. Mentre comunichi con i fornitori, fai sempre attenzione in quale giorno della settimana e in quale stagione vi trovate. Può sembrare banale, ma da un punto di vista puramente pratico, se un venditore è nel pieno dei  matrimoni, le esigenze dell’imminente matrimonio si collocheranno al primo posto rispetto al quelli che sono in programma tra qualche mese. Ciò non significa che un progetto sia più importante dell’altro; i bisogni di uno sono semplicemente più urgenti. E’ questione di programmazione! Diversamente, quando arriva il momento del tuo matrimonio, apprezzerai così tanto queste qualità in un venditore, poiché daranno priorità al tuo progetto e la  loro completa  attenzione.

Risultati immagini per coppia che organizza il matrimonio

Sii un pò più deciso. Se il periodo di tempo che hai richiesto è arrivato e non hai ancora ricevuto risposta, i tuoi messaggi dovrebbero assumere un tono leggermente più convincente. Il confronto non deve essere mai scortese; puoi semplicemente fare riferimento alla tua e-mail precedente e alla sequenza temporale richiesta. Scrivi qualcosa di effetto del tipo: avevo sperato di entrare in contatto con voi entro venerdì.  Capisco perfettamente che è  impegnato con la stagione dei matrimoni, ma è necessario che ci incontriamo in modo che entrambi possiamo andare avanti con i nostri programmi. Se non ricevi una risposta entro una data ragionevole, scrivi di nuovo e richiedi una telefonata per rispondere alla tua domanda. Se non hai ricevuto ancora una risposta, inviagli un messaggio sulla loro piattaforma di social media più attiva.

Cerca di capire il motivo dietro la mancanza di risposta. Se il tuo fornitore non risponde, prova ad arrivare al punto della questione. È importante scoprire e comprendere la  mancata risposta. Può dipendere da diversi fattori, da un problema personale, alla gestione del flusso di lavoro o, nel peggiore dei casi, al non professionale. Sicuramente è difficile, ma cerca di separarti dalla tua risposta emotiva e cerca di capire davvero cosa sta succedendo. Probabilmente il tuo fornitore ha una buona ragione per non rispondere, e potrebbe non avere nulla a che fare con te.  È qui che entrano in gioco compassione ed empatia. Prima di reagire, capisci semplicemente che non sai cosa sta attraversando qualcuno. Rispondi in un modo di cui sarai orgoglioso indipendentemente dalla situazione. Non ti pentirai mai di aver inviato una lettera di classe, professionale e semplice. Hai tante buone motivazioni per proteggere il tuo investimento e le tue nozze ma prova ad  esprimere le tue preoccupazioni e i tuoi bisogni con empatia.

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Nessuno ha detto che fosse facile …Come con qualsiasi altra relazione privata e professionale, saprai nel tuo cuore quando le avrai provate tutte e la partnership non ha funzionato. La maggior parte dei fornitori saranno ricettivi ai tuoi tentativi di pianificare una riunione o di approfondire il problema, ma se non lo sono, va bene ammettere che le cose non hanno funzionato. Potresti essere frustrato e sentirti deluso e la rottura con il fornitore potrebbe destabilizzarti. Ma alla fine, per entrambe le parti, è meglio cosi! Il processo di pianificazione è un incredibile indicatore di come sarà il giorno del matrimonio, se è stato un percorso difficile e pieno di alti e bassi – praticamente, creativamente ed  emotivamente  è probabile che sarà così anche il giorno del matrimonio.

Rileggi il tuo contratto. Se è il momento di porre fine al rapporto di lavoro, dovrai conoscere bene il contratto. Prima di inviare una lettera di annullamento, leggi bene  i termini del contratto, tra cui la politica di annullamento del fornitore, i termini di deposito e altro. Se decidi di terminare, ci saranno probabilmente delle ripercussioni finanziarie.  Questa è una parte estremamente frustrante del processo e una lezione costosa da imparare. In alcune circostanze, il tuo fornitore sarà clemente nel  restituirti la cauzione. Ma se hai intenzione di annullare, probabilmente hai già preventivato la perdita di tale cauzione. In definitiva perdiamo sempre qualcosa,  che si tratti di un elemento di fiducia, felicità, tempo, risorse economiche ma come dice  il proverbio, non tutto ciò che perdi è una perdita!

 

A cura di: Tiziana Bucci wedding planner